Большинство современных предприятий полагаются на электронную почту для общения. Потеря доступа к электронной почте или, что еще хуже, к целым учетным записям электронной почты может иметь разрушительные последствия. Резервное копирование электронной почты Outlook — один из лучших способов обрести душевное спокойствие, зная, что электронные письма хранятся в нескольких местах на вашем устройстве и не могут быть легко потеряны.
В этой статье мы объясним, как создавать резервные копии электронной почты Outlook несколькими способами.
Как сделать резервную копию и экспортировать все электронные письма Outlook
Один из самых быстрых способов резервного копирования всех ваших электронных писем Outlook — использовать встроенный формат файла .pst. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange используют файлы PST исключительно для хранения электронной почты, контактной информации и адресов, а также событий календаря. Статический файл PST можно использовать в качестве резервной копии для ваших текущих электронных писем и контактной информации Outlook, и Outlook сможет получить к ним доступ даже в автономном режиме.
Вот как сделать резервную копию ваших писем в файле .pst:
- Откройте Outlook и нажмите Файл наверху.
- В меню выберите Открыть и экспортировать .
- Нажми на Импорт Экспорт кнопка.
- Система вернется к вашему основному экрану Outlook и откроет мастер импорта/экспорта, который поможет вам выполнить процесс экспорта.
- В Мастере выберите Экспорт в файл вариант из списка, затем нажмите Следующий .
- Выбирать Файл данных Outlook (.pst) когда будет предложено выбрать тип файла, нажмите Следующий .
- Затем вам будет предложено выбрать папки для экспорта. Вы можете выбрать свою учетную запись электронной почты, чтобы экспортировать все связанные с ней папки, включая контакты и данные календаря. Нажмите Следующий когда вы довольны своим выбором.
- Выберите адресный путь, в котором сохранен файл резервной копии. Запомните путь, чтобы вы могли получить к нему доступ позже.
- Рекомендуется изменить имя файла (последняя часть пути). По умолчанию это резервная копия.pst .
- Если вы сохраняете файл резервной копии по пути по умолчанию, выберите, хотите ли вы дублировать элементы.
- (Необязательно) Вы можете вернуться к любому из предыдущих диалогов, например, чтобы изменить выбор папки, используя Назад кнопка.
- Нажимать Заканчивать чтобы начать процесс экспорта.
- Outlook предложит вам создать пароль. Это может быть важно из соображений безопасности, но вам не нужно вводить пароль.
- Вы можете найти извлеченный файл в месте, которое вы указали для пути к файлу. Теперь вы можете переместить или скопировать файл в другое место.
Как получить доступ к экспортированным электронным письмам Outlook
После того, как вы экспортировали файлы, вам может быть интересно, как получить к ним доступ позже. Outlook позволяет легко открывать резервные копии и восстанавливать электронные письма до сохраненной точки времени. Вот что вам нужно сделать:
как это выглядит, когда кто-то блокирует вас в снэпчате
- Найдите файл резервной копии. Обратите внимание на его расположение и путь к файлу.
- Откройте Outlook.
- нажмите на Файл , затем нажмите на Открыть и экспортировать .
- В меню справа выберите Открыть файл данных Outlook .
- Это открывает Проводник. Перейдите к файлу резервной копии. Нажмите на него, затем выберите Открытым .
- Система вернет вас на главный экран Outlook.
- В меню навигации слева прокрутите вниз, пока не увидите Файл данных Outlook . Эта категория содержит элементы, извлеченные из файла резервной копии.
- Категория сохраняет исходное форматирование и системы папок.
- Вы можете перетаскивать электронные письма, чтобы перемещать их в другие файлы.
Теперь у вас есть доступ к резервным копиям электронной почты.
Как быстро сохранить одно электронное письмо Outlook
Иногда вам не нужны проблемы с сохранением всех электронных писем и повторным открытием Outlook, когда вам нужно только одно или несколько конкретных писем. К счастью, есть несколько быстрых решений для сохранения одного электронного письма из Outlook.
Способ 1 — прямое сохранение в папку
- Откройте Outlook.
- Откройте проводник и перейдите туда, где вы хотите сохранить электронное письмо. Возможно, вам придется перевести Outlook и проводник в оконный режим и перемещать их для облегчения доступа.
- Перетащите электронное письмо, которое вы хотите сохранить из Outlook, в папку.
- Outlook автоматически сохранит электронное письмо в формате «Элемент Outlook».
- Дважды щелкните сохраненное электронное письмо, чтобы открыть его в Outlook.
Способ 2 — сохранить как TXT или HTML
- Откройте электронное письмо, которое вы хотите сохранить в Outlook.
- Выбирать Файл , затем выберите Сохранить как .
- Появится Проводник. Выберите путь, по которому вы хотите сохранить электронную почту. В нижней части проводника щелкните стрелку рядом с Сохранить как тип . Выберите либо Только текст сохранить в формате .txt или HTML чтобы сохранить электронное письмо в виде файла .html.
- После сохранения электронное письмо можно открыть в текстовом редакторе (например, в Блокноте), если оно в формате .txt, или в браузере, если оно сохранено в формате .html.
При сохранении электронной почты таким образом никакие вложения не сохраняются, поэтому обязательно загрузите их, при необходимости переименуйте и сохраните вместе с электронной почтой для последующего доступа.
Способ 3 — использовать снимок экрана для сохранения изображения
Вы также можете использовать программное обеспечение для захвата экрана, чтобы сохранить содержимое электронной почты в виде изображения. Этот метод может быть полезен для ссылки на содержимое электронной почты в других формах связи, поскольку изображения легко прикрепляются к электронным письмам и другим сообщениям.
- Если вы используете Windows, более новые версии поставляются с предустановленным программным обеспечением для захвата экрана, называемым Snipping Tool (на старых устройствах) и Snip & Sketch. В качестве альтернативы вы можете использовать Снимок экрана на клавиатуре, затем вставьте изображение в Paint.
- Для устройств Mac процесс аналогичен. Использовать Ctrl + Команда + 4 ярлык, чтобы открыть встроенную функцию захвата экрана, затем перетащите перекрестие выбора, чтобы закрыть область по электронной почте, чтобы сохранить ее.
- Для Linux вы можете найти Ассортимент программ для захвата экрана доступны для загрузки, которые можно использовать для сохранения электронной почты в виде изображения. Кроме того, модели на основе GNOME имеют встроенную утилиту для создания снимков экрана в Приложения > Меню Аксессуары . Некоторые версии ОС Linux будут реагировать на Снимок экрана кнопку на клавиатуре, как в системах Windows.
Как сохранить несколько писем Outlook на свой компьютер
Если вы хотите сохранить более одного электронного письма за раз, но вам не нужна вся библиотека электронной почты, есть способ выбрать несколько электронных писем для одновременного сохранения. Вот что вам нужно сделать:
- Откройте Outlook.
- Выберите электронные письма, которые вы хотите сохранить. Держать Ctrl и нажмите на письма, чтобы выбрать их по одному или удерживать Сдвиг чтобы выбрать пакет писем между первым и вторым кликом.
- Перейти к Файл > Сохранить как .
- В диалоговом окне перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить электронные письма, назовите файл по своему усмотрению и выберите Только текст как формат для сохранения.
- Outlook сохранит все выбранные электронные письма в одном текстовом файле. Вы можете использовать текстовый редактор для доступа к ним.
Если вы хотите сохранить их в отдельных файлах .txt, вам нужно будет сохранить каждое электронное письмо отдельно. Дополнительные плагины Outlook Доступные в Интернете, можно расширить эту функцию, чтобы сохранять электронные письма в отдельных форматах .txt или альтернативных файлов.
Часто задаваемые вопросы
Как экспортировать все адреса электронной почты в Outlook?
Если вы хотите экспортировать свой список контактов (который содержит адреса электронной почты ваших контактов, а также другую информацию), вы можете выполнить шаги, аналогичные тому, как вы экспортируете электронные письма. Однако контактная информация может храниться в другом формате файла, более удобном для пользователя, и может быть открыта в Excel для быстрой обработки и редактирования. Вот что вам нужно сделать:
1. Откройте Outlook.
2. Выберите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт/экспорт .
3. В мастере импорта/экспорта выберите Экспорт в файл .
4. Выберите Значения, разделенные запятыми (.csv), когда будет предложено выбрать тип файла.
5. В меню выбора папки выберите Контакты папка под вашей учетной записью.
6. Подтвердите путь к файлу или измените его при необходимости, назовите файл по желанию и нажмите Следующий .
7. Нажмите Заканчивать чтобы начать процесс экспорта.
8. Диалоговое окно «Импорт/Экспорт» закроется, когда процесс завершится.
Экспортированный файл .csv можно открыть в Excel. Он отобразит большую таблицу с контактной информацией. Вероятно, у вас будет много пустых ячеек, и это совершенно нормально. Вы можете использовать Excel для редактирования данных, хотя добавление дополнительного содержимого может сделать его нечитаемым для Outlook, если вам потребуется импортировать файл позже.
Вы можете использовать этот файл на другом устройстве или в почтовом сервисе для импорта контактной информации.
Новый взгляд на Outlook
Благодаря встроенной функции экспорта Outlook вы можете создавать резервные копии и восстанавливать электронные письма в случае потери доступа к своей учетной записи электронной почты из-за потери пароля или взлома. Поскольку онлайн-общение настолько распространено, регулярное резервное копирование электронной почты в течение нескольких минут может избавить вас от головной боли, связанной с поиском потерянных файлов.
Как часто вы экспортируете электронные письма Outlook? Дайте нам знать в комментариях ниже.
