Как найти и удалить дубликаты в Google Таблицах

Если вы регулярно пользуетесь Google Таблицами, вы, вероятно, столкнулись с проблемой, когда случайно добавили повторяющиеся записи в свою электронную таблицу. Эта ситуация может испортить набор данных, над созданием которого вы так усердно работали. Вы можете не знать, что это произошло, особенно когда ваш компьютер выходит из строя или когда вы ударяете трекпадом на своем ноутбуке.

В любом случае слишком легко что-то упустить, когда в вашей электронной таблице огромное количество данных. Типичные результаты включают ошибки вычислений и повторяющиеся ячейки, которые трудно идентифицировать при поиске источника проблемы.

К счастью, существует несколько различных методов выделения дубликатов в ваших таблицах.

Используйте встроенную функцию удаления дубликатов.
Используйте выделение, чтобы найти дубликаты.
Скопируйте уникальные ячейки и переместите их на новый лист.
Воспользуйтесь сторонним средством поиска дубликатов.
Создайте сводную таблицу, в которой учитываются дубликаты на индивидуальной основе.

Вышеупомянутые процессы упрощают поиск этих повторяющихся записей, чтобы вы могли их удалить или игнорировать, если они совпадают, но не являются дубликатами. Вот ваши варианты.

Используйте функцию удаления дубликатов в Google Таблицах

Если вы пытаетесь найти дубликаты в одном столбце, двух столбцах или на всем листе, функция «Удалить дубликаты» точно удаляет ячейки с одинаковыми данными. Тем не мение, имейте в виду, что он удаляет все дубликаты, даже если они не связаны с одними и теми же данными.

Выделите столбцы, в которых вы хотите проверить повторяющиеся данные.
В меню вверху выберите Данные, а затем выберите
Удалите дубликаты.
Появится всплывающее диалоговое окно. Установите флажки рядом с каждым столбцом в списке, который вы хотите проверить, или вы можете отметить Выбрать все, а затем щелкните Удалите дубликаты.
Google Таблицы показывает, сколько копий было найдено и удалено, чтобы вы могли убедиться, что процесс прошел должным образом.

Использование встроенной функции поиска и удаления дубликатов в Google Таблицах - самый простой способ устранить дубликаты, но иногда вам может потребоваться просмотреть копии перед их удалением. Отличный способ сделать это - выделить цветом.

Выделите дубликаты с помощью цветов для легкого удаления

Когда дело доходит до выявления ошибок в таблицах, лучше всего использовать цветные выделения для выделения неверной информации.

Откройте файл Google Таблиц и выберите столбец или столбцы, которые нужно отсортировать.
В строке меню вверху выберите Формат.
В раскрывающемся меню выберите Условное форматирование.
Выберите нужный диапазон в появившемся новом меню.
В разделе «Правила форматирования» измените раскрывающийся раздел с заголовком Отформатировать ячейки, если… к Пользовательская формула.
Вставьте следующую формулу в поле, расположенное под опцией Пользовательская формула:
=countif(A:A,A1)>1.
В разделе Стиль форматирования выберите Цвет значка заливки чтобы выделить содержимое желтым (или любым другим цветом) фоном ячеек.
Нажмите на Сделанный сохранить изменения.

Ваша электронная таблица теперь будет выделять ваши повторяющиеся ячейки выбранным вами цветом, и вы можете сканировать выделение на предмет любых дубликатов.

Примечание: Лучше выделять ячейки столбца, начинающиеся со строки 1, а не выбирать ячейки в середине. Формула не любит использовать строку 2 в качестве первого столбца. Он пропустил пару дубликатов в выбранном поле (A2: B9). После добавления строки 1 (A1: B9) были обнаружены все дублирования. Смотрите два изображения ниже.

Изображение №1: показывает пропущенные дубликаты при выборе ячеек строки 2 в качестве первых ячеек (A2 и B2):

Изображение №2: показаны все дубликаты при выборе ячеек строки 1 в качестве первых ячеек (A1 и B1):

Убедитесь, что все существующие дубликаты верны, поскольку некоторые копии вообще не являются копиями. Они могут быть одинаковыми для двух разных учетных записей, пользователей, сотрудников или чего-либо еще. Как только вы подтвердите, что ячейки-подражатели вам не нужны, удалите их. Наконец, вы можете закрыть меню форматирования и восстановить стандартный цвет для своих ячеек.

Скопируйте уникальные ячейки в Google Таблицы для легкого удаления дубликатов

Если вы предпочитаете автоматически сортировать необработанные данные, лучше всего скопироватьвсе уникальноеячеек, а не дубликатов. Этот процесс обеспечивает более быструю сортировку и фильтрацию . Если вы уверены, что ваша информация верна, и вместо этого предпочитаете удалить дубликаты, попробуйте метод, описанный ниже.

Откройте документ Таблиц, который вы хотите отсортировать, и выделите столбец, который хотите отредактировать. Этот процесс запишет диапазон столбцов для следующего шага.
Выделив столбец, щелкните пустой столбец, в котором должны отображаться уникальные записи. Вставьте следующую формулу в поле ввода формулы вверху документа:
=UNIQUE()
Введите в скобках координаты ячейки исходного столбца, например:
(A3:A9).
Ударить входить чтобы переместить новые данные в столбец, который вы указали ранее.

После этого вы можете либо проверить записи вручную, либо импортировать данные в свою рабочую электронную таблицу.

Используйте сторонние надстройки для поиска и удаления дубликатов в таблицах

Доступны онлайн-плагины для использования с Google Таблицами. Вы найдете дополнения в Google Workspace Marketplace , включая инструменты для автоматического удаления повторяющихся записей.

как номер страницы в google docs

Удаление дубликатов с помощью Ablebits

В видеподходящий инструмент, известный как Удалить дубликаты by Ablebits позволяет быстро находить дубликаты на всем листе информации или путем поиска сразу в двух столбцах.

Вы можете перемещать, удалять и выделять результаты. Инструмент включает в себя две настройки мастера: поиск и удаление дубликатов и поиск уникальных ячеек или качеств в документе. Эти две опции позволяют легко отслеживать информацию по ходу дела.

В целом, использование мастера для поиска информации может в конечном итоге того стоить. Это утверждение в первую очередь предназначено для пользователей, которые постоянно ищут дубликаты в своих таблицах и предпочитают тратить свое время на что-то другое.

Используйте сводную таблицу для поиска повторяющихся строк на листах

Сводная таблица - удобный инструмент для более внимательного изучения данных. Сводная таблица не удаляет автоматически повторяющиеся ячейки или строки; он предоставляет разбивку того, какие столбцы имеют дубликаты, чтобы вы могли вручную просмотреть свои данные и посмотрите, что, если что, нужно удалить.

Создание сводной таблицы немного сложнее, чем другие методы, показанные в этой статье. Вы должны добавить сводную таблицу для каждого столбца, чтобы обеспечить единообразие результатов и точное определение дубликатов.

Примечание: Если у вас нет имен столбцов в вашей электронной таблице, сводные таблицы не смогут точно найти дубликаты. Попробуйте временно добавить новую строку, а затем назовите столбцы, используя эту новую строку.

Вот шаги по использованию сводной таблицы для выявления повторяющихся ячеек или строк.

Выделите все данные таблицы, затем перейдите к Данные-> Сводная таблица.
При необходимости отрегулируйте диапазон ячеек, затем нажмите Создавать.
Выбирать Добавлять рядом с строками. На этом шаге будет выбран столбец для поиска дубликатов. Да, вы правильно прочитали. Выберите нужный столбец из раскрывающегося меню. Если вы потеряете редактор сводной таблицы, щелкните заполненную ячейку, чтобы вернуть ее.
Выбирать Добавлять рядом с полем «Значения» и выберите тот же столбец, что и выше, но установите для него сводную информацию с помощью «COUNT» или «COUNTA». Он уже должен быть по умолчанию.
Новая сводная таблица идентифицирует дубликаты, как показано ниже.
если ты хочу просмотреть другой столбец , вы можете повторить описанные выше шаги (чтобы сохранить предыдущие результаты) или повторно открыть редактор сводной таблицы, а затем изменить существующую таблицу.
Сводная таблица изменится, чтобы отобразить новые настройки.

Как упоминалось ранее, метод сводной таблицы немного сложнее. Тем не менее, он дает вам конкретный отчет о местонахождении ваших повторяющихся записей, что может быть очень полезно для анализа данных. Для получения дополнительной информации об использовании сводных таблиц см. Руководство TechJunkie на создание, редактирование и обновление сводных таблиц в Google Таблицах.

В целом, повторяющаяся ячейка в Google Таблицах может вызвать проблемы с вашими данными, если вы не будете осторожны, особенно при попытке сортировать финансовую информацию в полезную электронную таблицу.

Наиболее частые причины дублирования:

Несколько человек добавили одного и того же клиента, счет-фактуру, категорию, товар и т. Д.
Импорт данных добавляется к уже существующим данным во второй раз.
Действия копирования / вставки добавили повторяющиеся записи.

К счастью, идентификация, удаление и удаление идентичных ячеек данных в Google Таблицах на удивление легко, что является положительным моментом, если вы постоянно имеете дело с электронными таблицами в своем повседневном рабочем процессе. Если вы ищете что-то для лучшей сортировки вашего контента, вы всегда можете использовать надстройку, например Remove Duplicates by Ablebits, чтобы убедиться, что ваша информация хорошо отсортирована и хорошо организована.