Как создавать напоминания по электронной почте на основе дат из Google Таблиц

Google Таблицы - это удобный способ организации встреч, создания задач, сортировки счетов и различных других данных. Он понятный, многофункциональный и доступный для других пользователей.

Единственным недостатком этого инструмента является то, что у вас нет встроенной функции для отправки по электронной почте напоминаний о таблице себе или другим пользователям. Это упростит отслеживание всех ваших задач и данных.

К счастью, два метода позволяют отправлять по электронной почте напоминания на основе даты. Прочтите эту статью, чтобы узнать о них больше.

Отправка напоминаний о мероприятиях - объединение таблиц и календаря

Если вы хотите отправлять себе напоминания по электронной почте, самый простой способ сделать это - смешать два разных инструмента Google - Google Таблицы и Google Календарь. Для этого не потребуется использовать какой-либо скрипт. Вместо этого вам просто нужно экспортировать данные из одного приложения в другое.

Метод состоит из трех шагов - создание и экспорт данных из Таблиц, их импорт в Календарь и включение напоминаний по электронной почте.

Шаг 1. Создание и экспорт данных из таблиц

Если вы хотите экспортировать данные из Таблиц, вам нужно создать лист событий и сохранить его в виде файла CSV. Чтобы файл можно было распознать в Календаре Google, необходимо использовать определенный формат. Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте документ в Таблицах.
   
2. Значения первой строки должны соответствовать этой схеме: A1: Тема, B1: Дата начала, C1: Дата окончания.
   
3. Под заголовком «Тема» введите название напоминания. Дата начала и окончания должна быть в формате ММ / ДД / ГГГГ.
   
4. Добавьте столько событий, сколько хотите, а также даты их начала и окончания.
   
5. Щелкните меню «Файл».
   
6. Наведите указатель мыши на «Загрузить». Должно появиться новое меню.
   
7. Выберите «Значения, разделенные запятыми».
   
8. CSV-версия файла Таблиц будет загружена на ваш компьютер.
   

Примечание: Единственными обязательными заголовками являются «Тема» и «Дата начала» для успешного импорта списка. Если вы хотите добавить другие заголовки, вы можете увидеть список доступных опций (распознаваемых Календарем) и их порядок на официальном сайте. Служба поддержки Google страница.

Шаг 2. Импортируйте документ в календарь

Когда CSV-лист событий будет готов к импорту, пора переключиться на Календарь Google.

1. Откройте Календарь Google.
   
2. Щелкните меню «Настройки» (значок шестеренки).
   
3. Выберите «Настройки».
   
4. В меню слева выберите «Импорт и экспорт».
   
5. В разделе «Импорт» выберите «Выбрать файл со своего компьютера».
   
6. Перейдите к сохраненному файлу CSV и нажмите «Открыть».
   
7. Наконец, нажмите «Импорт», чтобы импортировать файл CSV.
   

Если вы видите сообщение о том, что события добавлены в Календарь - все прошло гладко. Теперь остается только настроить уведомления по электронной почте для рассматриваемых событий.

Шаг 3. Настройка уведомлений и обмена

После настройки уведомлений вы будете получать напоминания обо всех событиях, которые вы экспортировали из Google Таблиц, прямо на свою электронную почту. Чтобы убедиться, что все настроено правильно, следуйте этим инструкциям:

1. Наведите указатель мыши на свое имя в разделе «Мои календари» слева от экрана календаря.
   
2. Нажмите значок «еще» (три вертикальные точки), который появится рядом с вашим именем.
   
3. Нажмите 'Настройки и совместное использование'.
   
4. Убедитесь, что ваша учетная запись указана в разделе «Поделиться с определенными людьми». Если нет, выберите «Добавить людей» и добавьте свой адрес электронной почты.
   
5. Щелкните раскрывающееся меню «Уведомление» в разделе «Уведомления о событиях».
   
6. Вместо этого выберите «Электронная почта».
   
7. Установите время и дату между напоминанием и событием.
   

Теперь ваш Календарь будет отправлять напоминания обо всех событиях, которые вы указали в своих Google Таблицах. Имейте в виду, что вы можете добавить что угодно в столбце «Тема». Вы можете перечислить конкретные задачи, дни рождения или другие мероприятия, а не только события.

Кроме того, используйте опцию «Поделиться с определенными людьми», упомянутую выше, чтобы включить в список другие электронные письма. Эти пользователи получат одинаковые напоминания по электронной почте об этих конкретных мероприятиях.

Используйте надстройку 'Добавить напоминания'

Другой способ отправлять напоминания по электронной почте через Google Таблицы - использовать конкретное дополнение. Этот метод несколько проще, и он просто требует, чтобы вы установили расширение, которое будет делать все остальное автоматически.

Чтобы установить надстройку, выполните следующие действия:

1. Щелкните вкладку «Надстройки» вверху экрана.
2. Выберите «Получить надстройки».
3. Введите «Добавить напоминания» в строке поиска.
   
4. Щелкните значок «Добавить напоминания» и выберите «Установить». Разрешите разрешения, если будет предложено, и дождитесь установки приложения.
5. Снова перейдите на вкладку «Дополнения» и наведите курсор на меню «Добавить напоминания».
6. Выберите «Установить / изменить напоминания».
   

Расширение предоставит столбцы для задачи, исполнителя, CC (необязательно) и крайнего срока. В разделе «Задача» вы можете ввести краткую инструкцию, электронное письмо находится в разделе «Исполнитель», а дата - ниже «Срок».

Если вы хотите отправить дополнительные напоминания на день крайнего срока, настройте его вручную в меню справа.

Кроме того, если вам нужно добавить больше содержания в свое напоминание, вы можете выбрать опцию «Персонализировать отправленные электронные письма» и ввести этот дополнительный бит информации.

Расширение будет автоматически отправлять электронные письма, когда придет время, и вы можете изменять описания задач, получателей и даты на ходу.

Будьте осторожны с напоминаниями о надстройках

Использование надстройки «Добавить напоминание» - более удобный и простой способ, чем метод «экспорт / импорт», но в то же время требует большего внимания.

зеркало windows 10, чтобы зажечь телевизор

Поскольку напоминания отправляются автоматически, есть вероятность, что вы отправите неправильную задачу не тому получателю, прежде чем у вас будет возможность исправить ее. Этого можно избежать и обычно безвредно, но вы все равно должны обращать внимание на то, кто что получает.

Какой способ считаете лучшим? Почему? Поделитесь своим мнением в разделе комментариев ниже.