7 проблем с электронными таблицами Excel и способы их решения

Если вам нужно составить список чего угодно,этоЗаманчиво рассматривать Excel в качестве хранилища по умолчанию: в конце концов, это всего лишь небольшой список элементов для вас или нескольких близких коллег.

Возможно, вам нужно что-то более сложное, например формулы для вычислений или макропрограммирование для автоматизации сбора и обработки данных.

К сожалению, простота, с которой вы можете начать работать в Excel или конкурирующей программе для работы с электронными таблицами, также является одной из самых больших проблем. То, что начинается с небольшого проекта в Excel, перерастает в нечто масштабное, и в этот момент вы также можете столкнуться с проблемами скорости и стабильности или даже с проблемой разработки, которую вы не можете решить.

Кроме того, задачи управления большими данными часто сопряжены с серьезными проблемами, такими как организация, реализация, классификация файлов, управление базами данных, совместная работа пользователей и многое другое. Все, что требуется для разрушения структуры базы данных, - это размещение данных в неправильной области, непоследовательный ввод данных или даже наличие двух человек, работающих над одним листом. Некоторые вещи могут пойти не так, что приведет к задержкам во времени и возможной потере данных.

В этой статье объясняются наиболее распространенные проблемы, возникающие при использовании таблиц Excel, как их решать и когда лучше сделать решительный шаг и вместо этого переключиться на базу данных.

Проблема №1: Многопользовательское редактирование в Excel

Когда системы Excel развиваются органично, вы быстро сталкиваетесь с проблемами, когда один пользователь открывает книгу в любой конкретный момент, а второй получает сообщение, что она уже открыта. Второй пользователь может отменить, подождать или просмотреть версию только для чтения. Обещание Excel сообщить вам, когда другой человек выйдет из книги, является авантюрой, поскольку он не так часто проверяет статус и, возможно, никогда вас не просветит. Даже если это произойдет, кто-то другой может войти в систему и открыть файл раньше вас.

Чтобы избежать эффектов одиночного пользователя, вы можете использовать Excel Online (урезанную веб-версию Excel) или включить Общие книги характерная черта. Вот краткое руководство о том, как поделиться таблицей.

1. Откройте желаемую электронную таблицу и нажмите Файл .
2. Далее нажмите на доля чтобы открыть новое окно.
3. Теперь введите информацию о пользователе, с которым вы хотите поделиться таблицей.

Вы также можете разделить данные на несколько книг, чтобы разные люди работали с разными книгами, не наступая друг другу на ногу.

Проблема № 2: общие книги Excel

По умолчанию Excel Online допускает использование нескольких редакторов, но в нем отсутствует большая часть функций. Сервис не претендует ни на что, кроме самых простых задач. Хотя функция общих рабочих книг выглядит так, как будто она должна работать, она полна ограничений. Вы не можете создать таблицу или удалить блок ячеек, например, если книга является общей.

Когда системы Excel развиваются органически, вы сталкиваетесь с проблемой, что только один пользователь может открыть книгу одновременно.

Существуют обходные пути для некоторых ограничений онлайн-Excel. Для других это вопрос изменения структуры книги, а не использования уже созданной книги, но этот сценарий часто мешает. В результате невозможно использовать общую книгу так же, как обычную однопользовательскую книгу.

Изменения в общих книгах синхронизируются между пользователями при каждом сохранении книги. Это действие помещается в расписание по времени, например, принудительное сохранение каждые пять минут. Однако накладные расходы на регулярное сохранение и отслеживание изменений каждого пользователя довольно велики. Рабочие книги могут быстро увеличиваться в размерах и создавать нагрузку на вашу сеть, замедляя работу других систем.

как добавить скачанные песни в Spotify

Проблема № 3: Связанные книги Excel

Разделение данных на несколько книг может помочь решить проблему многопользовательского редактирования. Тем не менее, им, вероятно, потребуется установить связи между ними, чтобы значения, введенные в один, использовались в другом. Ссылки между книгами также полезны для хранения отдельных данных в отдельных файлах, а не для хранения отдельных листов в одной книге.

К сожалению, эти ссылки являются еще одним источником разочарования и нестабильности. Они становятся абсолютными, включая полный путь к исходной книге, или относительными, включая разницу между исходным и конечным путями. Хотя это звучит разумно, Excel использует загадочные правила, чтобы решить, когда использовать каждый тип ссылки и изменить их.

Правила регулируются несколькими параметрами и тем, были ли книги сохранены перед вставкой ссылок. Ссылки также меняются, когда вы сохраняете книгу или открываете и используете Сохранить как чтобы сделать дубликат, а не копировать файл с помощью Проводник . Результатом всей этой путаницы и неопределенности является то, что связи между книгами легко разрываются, а восстановление после неработающих ссылок - процесс, требующий много времени. Никто не получает доступа к затронутым файлам.

Связанные данные обновляются только при открытии файлов, если вы специально не нажмете Данные> Запросы и соединения> Изменить ссылки> Обновить значения. Вот небольшая демонстрация.

1. Откройте желаемую электронную таблицу и нажмите Данные .
2. Теперь найдите Запросы и Подключения и нажмите на Редактировать ссылки .
3. Затем выберите Обновить значения .

Если ваши ссылки не между двумя книгами, а охватывают три или более, вы должны открыть все книги в правильном порядке, чтобы гарантировать, что все обновляемые данные обрабатываются в правильном порядке, от первой до второй и третьей. Если вы изменили значение в первой книге, а затем открыли третью, она не увидит никаких изменений, потому что вторая книга не обновила свои значения.

Такое объединение данных логично, но оно увеличивает вероятность того, что информация неверна или вы попытаетесь открыть книгу, которую кто-то уже редактирует.

Конечно, вы можете попытаться вообще избежать связанных книг, но есть вероятность, что вы в конечном итоге введете одни и те же данные в несколько книг, и это приведет к опасности каждый раз вводить их немного по-разному.

Проблема № 4: Проверка данных Excel

Ошибки могут закрасться в данные в любой компьютерной системе: люди неправильно набирают слова или меняют цифры в числах с монотонной регулярностью. Если ваши данные не будут проверены при вводе, у вас возникнут проблемы.

По умолчанию Excel принимает все, что вводит пользователь. Можно настроить проверку списков поиска, но их сложно поддерживать, в основном, если одно и то же поле используется более чем в одном месте. Если пользователям приходится вводить идентификационные номера документов или ссылочные номера клиентов без каких-либо проверок, легко связать неправильные записи вместе, даже не осознавая этого. Целостность данных в системе оказывается фатально скомпрометированной, и любой анализ данных вызывает подозрения.

Возможно, вы уже страдаете от последствий проблем с проверкой данных, не осознавая первопричину. Рассмотрим ситуацию, когда у вас есть список счетов в Excel. Пользователь вводит имя клиента в каждом счете по-разному. В результате вы получаете счета в компании Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd и joness. Возможно, вы знаете, что все они относятся к одной и той же компании, но не в Excel. Любой анализ данных счетов-фактур, например сводная таблица на основе клиентов по месяцам, дает несколько результатов, хотя должен быть только один.

Проблема № 5: Навигация в Excel

В больших книгах сложно ориентироваться. Вкладки листов в нижней части окна - ужасный механизм для поиска путей, когда их много. С большим количеством отображаемых вкладок на экране становится трудно найти то, что вам нужно. Вот быстрый способ перемещаться по листам.

1. Щелкните правой кнопкой мыши стрелки слева от имен листов, чтобы открыть Активировать лист диалог.

В списке отображаются только первые 20 листов, прежде чем вам нужно будет прокручивать список. Невозможно сортировать, группировать или искать нужный лист. Окно должно выглядеть примерно так.

Проблема № 6: Безопасность Excel

Вы можете добавить безопасность в книги Excel, но это чревато проблемами. Защита гораздо больше направлена ​​на защиту структуры книги, а не данных. Вы можете попытаться заблокировать некоторые листы и ячейки, чтобы пользователи не могли изменять структуру и формулу, но если они могут видеть данные, они обычно могут изменить некоторые или все из них (если вы не используете творческое программирование макросов).

Проблема № 7: Проблемы со скоростью Excel

Excel - не самое быстрое приложение, а его язык программирования VBA медленнее по сравнению с более профессиональными языками программирования, такими как C #. Этот сценарий проистекает из предполагаемого использования и гибкости Excel. В конце концов, это машина для работы с электронными таблицами. Да, Excel VBA можно использовать для управления списками данных, но это не значит, что это лучший выбор для такого рода работы. Другие приложения лучше подходят для таких задач - в основном потому, что они специально предназначены для их решения.

Если вы столкнулись с какой-либо из проблем, описанных в этой статье, не игнорируйте их. Существует профессиональный ответ на вопрос о хранении структурированных данных, известный как база данных. Он не должен быть пугающим или дорогостоящим, и он должен позволить вам логически осмыслить свои данные, как они связаны друг с другом и как вы с ними взаимодействуете.

Примечание : Если вы переходите от решения для работы с электронными таблицами к базе данных, не копируйте дизайн таблицы рабски, воспользуйтесь возможностью, чтобы улучшить его.

Доступны универсальные приложения для баз данных, с помощью которых вы можете создать индивидуальное решение. В качестве альтернативы вы можете обнаружить, что специализированное приложение для работы с базами данных - уже разработанное для вашей цели - дешевле, быстрее в реализации и лучше подходит.

как определить, что моя видеокарта выходит из строя

Например, если у вас есть список клиентов и подробности всех ваших взаимодействий с ними, это считается системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Несмотря на свое причудливое название, CRM-система - это специализированная база данных. Точно так же пакеты учетных записей, такие как QuickBooks и Sage, являются специализированными базами данных. Если вы не можете найти готовое приложение, которое бы соответствовало вашим конкретным потребностям, вы можете создать его самостоятельно или заказать его в ИТ-отделе или консультанте.

Самый распространенный тип базы данных - это реляционная база данных, которая хранит свои данные в таблицах и состоит из строк и столбцов. Каждая строка содержит данные для отдельного элемента. Например, каждый столбец описывает разные атрибуты темы, такие как имя клиента или кредитный лимит.

Вам нужно всего лишь один раз ввести данные клиента, чтобы создать запись, а затем вы сможете использовать их в любом количестве счетов-фактур.

Между таблицами определены отношения, так что, скажем, счет-фактура содержит идентификатор клиента. Этот процесс означает, что вы можете легко найти все счета для конкретного клиента или получить номер телефона клиента из определенного счета. Вам нужно ввести данные клиента только один раз, чтобы создать запись клиента, а затем вы можете использовать их в любом количестве счетов-фактур, не вводя их повторно. Чтобы создать базу данных, вы должны определить эти таблицы и отношения, а затем определить макеты экрана, которые вы хотите использовать для отображения и редактирования данных.

Существуют десятки приложений баз данных. Некоторые из них просты в использовании и выполняют всю работу, позволяя определять таблицы, экраны ввода данных и отчеты. Другие более полнофункциональны в определенных областях, но для полноценной работы требуются другие инструменты.

Например, программа может быть надежной при определении таблиц и взаимосвязей, а также при наличии надежных функций анализа и отчетности. Тем не менее, в приложении в конечном итоге отсутствуют какие-либо инструменты для определения экранов ввода данных. Ярким примером здесь является Microsoft SQL Server. Как и в случае с другими большими системами баз данных, SQL Server заботится о серверной части и ожидает, что вы будете использовать другой инструмент, такой как Visual Studio, для разработки клиентской части.

Какие параметры базы данных подходят вам?

Вариант базы данных №1: Microsoft Access

Access - один из прародителей настольных баз данных. Им легко пользоваться, но им легко злоупотреблять. Вы можете создавать таблицы, экраны и отчеты с нуля или начать с шаблона. Некоторые из шаблонов явно американские и не всегда учит хорошему опыту, но они помогают быстро приступить к работе. Экраны и функции программирования могут быть довольно сложными. Вы можете развернуть готовое приложение для других пользователей через свою интрасеть (НЕ Интернет), а не полагаться на общие файловые ресурсы.

Вариант базы данных № 2: Microsoft SharePoint

SharePoint - это база данных, а также механизм хранения документов. Вы можете использовать его для составления простых списков и связывания их вместе. Конструктор форм немного сложен, но настройка все еще возможна. Возможность SharePoint собирать список данных, накопленных в Excel, и помещать его в настраиваемый список очень полезна. Программа делает настраиваемый список доступным для всех в вашей сети и позволяет добавить безопасность, чтобы ограничить круг лиц, которые и что могут делать с этими данными. Вы можете попросить SharePoint предупреждать вас по электронной почте, когда кто-то добавляет, редактирует или удаляет записи. Если вы храните данные о людях, элементах календаря или задачах, вы можете синхронизировать эти данные с Outlook.

Вариант базы данных № 3: Zoho Creator

Zoho Office - это веб-приложение, которое включает в себя базу данных, которая использует функцию перетаскивания для простого и интуитивно понятного распределения своих форм. Процесс перетаскивания также используется для программирования взаимодействий и рабочих процессов. В качестве веб-службы ваши данные и приложения доступны из любого места с простой защитой, обеспечивающей конфиденциальность ваших данных. Zoho взимает плату за каждого пользователя в месяц, но ограничивает количество записей, которые вы можете хранить по установленной цене. Программа требует дополнительных затрат при хранении большего количества данных или для других функций, таких как интеграция электронной почты.

Как видите, Excel предлагает множество функций, но в каждой из них отсутствуют некоторые области. Иногда другое приложение справляется с этой задачей лучше, особенно если оно разработано специально для этой задачи. В других случаях Excel работает нормально, например, для небольших баз данных, если вы знаете, как предотвратить возникновение проблем.